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仕事の上手なこなし方

昨年の終わりごろから仕事の上手なこなし方について常々考えています。
今年に入って法人化し、ボリュームのあるサイトやスピーディーに対応しなければならない作業など、たくさんのご依頼を頂きましたので、ますますシビアに考えるようになりました。

で、今週もコンペの提出書類作成やビジュアルデザインの提出など、結構タイトなスケジュールなので、作業ごとの時間の割り振りや書類作りに奔走しておりますが、スムーズに作業をこなすには一番簡単な答えは無駄な時間を省くことに尽きると思います。

仕事上ブラウザを常に表示させた状態なので、「息抜きに」と思ってついつい色々なニュースを見たり検索したりと、なんだかんだと時間が経って・・・「あ!30分もさぼってもうたやん!!」とか、「この前提出した書類どこのフォルダに保存したっけなぁ」とか・・・。
当社のアシスタントさんもこの手のチョンボをたまにするので、「ばかたれ!!」といって檄を飛ばします。
結局、「塵も積もれば山になる」で、無駄な時間も1日全体でみればかなりの時間をロスしているということですね。

特に私が重要視している部分ですが、

  • マイパソコンの整理、ネットワーク環境のフォルダやファイルの整理
  • 今までに蓄積したサイトデータやリソースのパーツ化
  • ヒアリングした書類のデジタル化

などなど、書ききれませんが上記がまずメインにきます。

「フォルダやファイルの整理」については、欲しいデータを探すのに一苦労する状況が大嫌いなので、一番に心がけています。
(特に心がけているので、パソコンの持ち主の性格がデスクトップを見れば大体わかります。)

「リソースのパーツ化」については、逐一ファイルを書き起こすのではなく、再利用可能なものもあるので、すぐに見つけやすいようパーツごとにフォルダリングし、サクサクとコピーペースト&若干の改変でスピーディーに対応できるようにしています。

「書類のデジタル化」については、
・印刷物やヒアリングした資料などが錯乱しているデスク
・なにも考えずに詰め込め込んだ何の書類が入っているか解らない引き出し
・無造作に印刷しても紙が無駄
と、書類の整理は業務の重要事項なので必ずPDFに落とし込んでフォルダに整理して保存しています。

 

という感じでシビアに取り組み、仕事が上手にこなせるように心がけている訳でございます。
皆さんはどうやって仕事を上手にこなしていますか?


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